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So finden Sie kritische Prozessabweichungen – Conformance Checking mit LANA Process Mining

So finden Sie kritische Prozessabweichungen – Conformance Checking mit LANA Process Mining
December 21, 2018 Jonny

Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen bildet Conformance Checking die Grundlage für alle Optimierungsmaßnahmen. Einfach ausgedrückt bedeutet Conformance Checking, den Prozess nach kritischen oder bisher unbemerkten Abweichungen von der Norm zu durchsuchen. In der Vergangenheit mussten Unternehmen unzählige Stunden damit verbringen, Prozessstatistiken manuell zu erfassen und mit dem idealen Referenzprozess zu vergleichen. Mit Process Mining Tools wie LANA wird die Überprüfung der Prozesskonformität jedoch so einfach wie das Abrufen von E-Mails.

Das Projekt mag zunächst abschreckend erscheinen. Die Daten in das Tool zu laden, den aktuellen Prozess zu visualisieren, ein Zielmodell zu generieren und dann Modelle zu vergleichen und Verbesserungspotentiale zu identifizieren – all das kann überwältigend sein, wenn man noch nie zuvor ein Process Mining Tool eingesetzt hat. Glücklicherweise können wir dies bei LANA auf sechs (und ein halb) einfache Schritte reduzieren, die uns im Handumdrehen zum optimierten Prozess bringen.

Conformance Checking - LANA Process Mining

1 – Das Discovered Model untersuchen

Das allererste, was ein Process Mining Tool Ihnen nach dem Hochladen Ihrer Daten zeigen wird, ist das discovered model Ihres Prozesses. Dies ist die Grundlage für das Conformance Checking.

Als Visualisierung Ihrer aktuellen Prozesse dient es als Einblick in jedes Detail des jeweiligen Prozesses. Einschließlich potentiell problematischer Abweichungen, Schleifen und übersprungener Aktivitäten.

Conformance Checking - discovered model

2 – Ein Referenzmodell generieren

Um alle relevanten Prozessabweichungen zu identifizieren, vergleicht LANA das entdeckte Modell mit einem Ziel- oder Referenzmodell. Dies ist eine ideale Version des Prozesses in Form eines BPMN-Modells. (BPMN bezieht sich auf Business Process Model and Notation, einen Standard für die Prozessmodellierung.)

Es gibt 2 Möglichkeiten, ein Referenzmodell in LANA Process Mining anzulegen:

1) Upload eines bestehenden Modells als .bpmn-Datei.

2) Generierung eines neuen Modells in LANAs integriertem BPMN-Editor.

Conformance Checking - model upload

2.5 – Ein BPMN-Modell kreieren

Falls Sie kein vorgefertigtes Referenzmodell haben, das Sie in das Process Mining Tool hochladen können, können Sie einfach Ihr eigenes erstellen. LANA Process Mining beinhaltet einen integrierten BPMN-Editor. Hier können Sie ganz einfach ein Zielmodell von Grund auf im simplen Drag-and-Drop-Prinzip erstellen.

Conformance Checking - bpmn editor

Nehmen Sie zunächst das entdeckte Modell als Grundlage und wählen Sie, welche Prozessvarianten Sie in Ihr Referenzmodell aufnehmen möchten. Verwenden Sie den Varianten-Slider im discovered Modell, um die am häufigsten vorkommenden Varianten zu identifizieren.

Erstellen Sie dann ein neues Modell mit dem BPMN-Editor von LANA. Ihr Ziel sollte sein, diejenige Prozessvariante, die Sie als Referenz verwenden möchten, exakt zu modellieren.

3 – Modelle verknüpfen und vergleichen

Ob durch den Import einer .bpmn-Datei oder durch die Erstellung eines eigenen Modells, es ist jetzt an der Zeit, das Referenzmodell mit dem tatsächlich entdeckten Prozessmodell zu verbinden. Mehrere Symbole weisen auf mögliche Konformitätsrisiken hin.

Conformance Checking - additional activity

Das rote “Plus”-Symbol symbolisiert wiederholte Aktivitäten, die mindestens zweimal ausgeführt werden. Durch Klicken auf das Symbol werden statistische Kennzahlen zu diesem Vorgang angezeigt.

Das blaue “Pfeil”-Symbol markiert übersprungene Aktivitäten, die überhaupt nicht ausgeführt werden. Durch Anklicken des Symbols können sich auch hier die relevanten Statistiken anzeigen lassen.

Conformance Checking - skipped activity

Verwenden Sie den Varianten-Slider auf der rechten Seite, um verschiedene Prozessvarianten mit Ihrem idealen Soll-Prozess zu vergleichen. Wenn Sie den Slider weiter nach rechts ziehen, werden mehr Varianten gleichzeitig angezeigt, während das Ziehen des Sliders nach links den Blick auf wenige größere Varianten fokussiert. Auf diese Weise können Sie leicht priorisieren, wie tief Ihr Conformance Checking gehen wird.

Conformance Checking - compare variants

4 – Direkter Variantenabgleich

Die Variantenansicht zeigt Ihnen weitere Details zu bestimmten Prozessvarianten. Verwenden Sie die Navigation in der Seitenleiste, um zu dieser Ansicht zu gelangen. Sie hebt die identifizierten Prozessabweichungen nebeneinander hervor und ist entlang der verschiedenen Einzelvarianten getrennt. Auch hier zeigt die blaue Färbung übersprungene und rot eingefügte Aktivitäten.

Conformance Checking - variants view

5 – Statistiken prüfen

Ein weiteres hilfreiches Werkzeug ist die Statistikansicht. Nutzen Sie dieses Dashboard, um Kennzahlen zu überprüfen und sich einen Überblick über Ihre Konformitätsstatistik zu verschaffen, neben anderen detaillierteren Einblicken in Ihre Analyse. Je höher der Prozentsatz oben rechts, desto besser ist Ihre Gesamtprozesskonformität.

Conformance Checking - statistics

6 – Drill-down zu den Ursachen

Natürlich kann jede Art von Conformance Checking nur der Anfang für die eigentliche Prozessverbesserung sein. Um die statistischen Erkenntnisse in tatsächlich umsetzbare Elemente zu verwandeln, müssen Sie die Ursachen für Prozessabweichungen finden.

Glücklicherweise werden alle identifizierten Probleme und Abweichungen auch in der Aktionsansicht aufgelistet. Von hier aus können Sie eine Ursachenanalyse starten, indem Sie auf das Glühbirnensymbol auf der rechten Seite klicken. Der interne Machine-Learning-Algorithmus von LANA identifiziert die möglichen Ursachen für jedes einzelne Problem. Nutzen Sie dies als intelligente Grundlage für Ihre Optimierungsstrategie.

Conformance Checking - root cause analysis

 

Zeit, all das in die Praxis umzusetzen!

Lesen ist nur halb so spannend. Dies ist die Gelegenheit, ein eigenes Projekt zur Konformitätsprüfung auszuprobieren. Um mit LANA Process Mining zu beginnen, müssen Sie uns nur kontaktieren und eine Testlizenz anfordern. Um sich für eine Testlizenz anzumelden, die den Zugriff auf zwei Beispieldatensätze beinhaltet, klicken Sie auf Kontakt und füllen Sie einfach das Kontaktformular aus.

Damit Sie dieses Tutorial immer zur Hand haben, können Sie diese Anleitung zum Conformance Checking als PDF-Dokument herunterladen, indem Sie hier klicken.