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Prozessdokumentation

Prozessdokumentation
January 7, 2019 Jonny

Prozessdokumentation

Bei der Prozessdokumentation werden die bestehenden Ist-Prozesse und auch Soll-Prozesse festgehalten. Um diese Informationen zu sichern werden in der Regel Prozessmodelle erstellt. Unternehmensinterne Richtlinien oder allgemeine Standards, wie die BPMN, sorgen dafür, dass die Prozessmodelle einheitlich und vergleichbar sind. Die Prozessdokumentation ist Teil des Prozessmanagmentlebenszyklus.

Warum werden Prozesse dokumentiert?

Warum Unternehmen ihre Prozesse dokumentieren, kann sehr unterschiedlich sein. Zum Einen, um das Wissen über die Prozesse und ihre Abläufe festzuhalten. Von dokumentierten Prozessen können Arbeitsanweisungen abgeleitet und für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter genutzt werden. Zum Anderen erlaubt eine gute Dokumentation, die modellierten Prozesse zu analysieren und so Engpässe und weitere Optimierungspotentiale zu finden. Die dokumentierten Modelle bilden außerdem einen wichtigen Einblick in den Standardisierungsgrad der Unternehmensprozesse. Es ist ebenso denkbar, anhand der Prozessmodelle Zuständigkeiten zu vergeben und Kapazitäten zu planen. Gegebenenfalls lassen sich dadurch auch Anforderungen für eine neue Software von den Prozessen und den einzelnen Arbeitsschritten ableiten.

Wie läuft die Prozessdokumentation ab?

Zunächst muss feststehen, auf welcher Detailebene die Prozesse dokumentiert werden sollen. Diese ist abhängig von der Prozessstrategie und der daraus abgeleiteten Prozessarchitektur. Anschließend gilt es, Richtlinien für die Erstellung von Modellen zu formulieren. Solche Richtlinien können beispielsweise Modellierungsrichtung, Modellierungssprache oder verwendete Objekte umfassen. Wird eine bestehende Modellierungssprache bzw. Notation verwendet, wie die BPMN oder EPK, wird die Erstellung von Modellierungsrichtlinien einfacher.

Hier darf die menschliche Komponente nicht vergessen werden. Die ausführenden Mitarbeiter besitzen tiefgreifendes Wissen über die detaillierten Prozessabläufe. Gespräche und Interviews können dieses Wissen entschlüsseln und dokumentieren. Erst dann ergibt eine Modellierung der Prozesse unter Berücksichtigung der Richtlinien auch Sinn.

Um sicher zu stellen, dass die Modelle die jeweiligen Prozesse korrekt abbilden, sollte eine Person mit Fachwissen und eine Person mit Kenntnissen der Modellierungsrichtlinien sie noch einmal überprüfen. Nach dieser Qualitätssicherung können die Prozessmodelle veröffentlicht werden.

Die Dokumentation von Prozessen läuft wie folgt ab:

1. Festlegen einer Detailebene

2. Erstellen von Modellierungsrichtlinien

3. Erfragen / Beobachten der Prozessabläufe

4. Modellieren der Prozessmodelle

5. Überprüfen der Modelle (fachlich und methodisch)

6. Publizieren der Prozessmodelle

 

Verwandte Begriffe: Geschäftsprozessmanagement, Geschäftsprozess, Prozessmanagementlebenszyklus, Prozessmodell

 

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