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Checkliste für erfolgreiche Projekte

Checkliste für erfolgreiche Projekte
October 29, 2018 Lisa

Ein Unternehmen aufbauen, eine Werbestrategie aufsetzen, die Produktion audit-ready machen – heutzutage setzen wir viele Aufgaben in Projekten um. Die Anzahl, die Varianz und die Gegebenheiten für Projekte sind dabei vielfältig und die Anforderungen an den Erfolg eines Projektes hoch.

 

Großprojekte sind besonders betroffen

Je größer das Projekt desto höher die Wahrscheinlichkeit zu scheitern. Öffentliche Beispiele wie der Berliner Flughafen oder die Hamburger Elphi machen das deutlich.

Checkliste für erfolgreiche Projekte

 

Checkliste für erfolgreiche Projekte

In diesem Blogartikel geben wir Ihnen einige Tipps, um Ihre Projekte erfolgreich vorzubereiten. Darüber hinaus gehen wir in unserem nächsten Artikel konkret auf Voraussetzungen und Herausforderungen innerhalb eines Process Mining Projekts ein. Um das nicht zu verpassen, melden Sie sich hier für den Newsletter an!

 

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Hard Facts zum Projektstart klären

Vor jedem Projektstart klären Sie die Hard Facts innerhalb eines Business Cases:

1. Was sind die Kosten?

Was ist machbar? Was übersteigt den Rahmen? Wo kann man noch sparen? Für die meisten Projekte ist das Budget der wichtigste Rahmenfaktor. Die Kosten im Voraus zu klären ist daher das A und O für erfolgreiche Projekte.

2. Was ist der Nutzen?

Welchen Mehrwert hat das Projekt für das Unternehmen? Projekte, die keinen oder nur wenig tatsächlichen Nutzen für das Unternehmen bringen, sollten definitiv angepasst werden. Denn wozu Ressourcen ausgeben, wenn am Ende kein Mehrwert daraus entsteht?

3. Was ist der zeitliche Rahmen mit Fristen und Meilensteinen?

Neben den finanziellen Ressourcen ist die Zeit der einflussreichste Faktor im Projektmanagement. Dazu gehören die Fragen: Wann beginnt das Projekt offiziell, ab wann müssen also Ressourcen bereitstehen? Wann endet es, bis wann muss alles abgeschlossen sein? Welche wichtigen Meilensteine stehen an, zu denen Teilschritte des Projekts finalisiert werden sollten?

4. Was genau ist Inhalt des Projekts?

Es wirkt zunächst offensichtlich, aber die Frage sollte nicht vernachlässigt werden: Was soll überhaupt gemacht werden? Auf dem inhaltlichen Plan des Projekts basieren viele Faktoren, wie die Aufteilung von Teilaufgaben im Team und die Budgetierung.

5. Was ist das Ziel?

Während der Nutzen ausdrücken soll, welchen Mehrwert das Projekt bietet, gibt das Ziel an, wann das Ende des Projekts erreicht ist. Ab welchem Punkt können wir behaupten, dass das Projekt erfolgreich war? Die Festlegung des Ziels ist ein wichtiger Faktor für die zeitliche Planung.

6. Was sind die Risiken?

Murphy’s Gesetz besagt: Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Wir hoffen natürlich auf den letztendlichen Erfolg eines jeden Projektes, aber es sollte stets mit Hindernissen gerechnet werden. Die Evaluation von potentiellen Risiken soll daher das gesamte Team darauf vorbereiten, welche dieser Hindernisse gegebenenfalls auftreten können – und idealerweise, wie sie gelöst werden.

7. Wie wird die Qualität und Zielerreichung gemessen?

Das Ende der Projektlaufzeit bedeutet nicht automatisch das Ende des Projekts. Eine tiefgehende Auswertung der Projektergebnisse ist unabdinglich. Da es allerdings nicht immer einfach ist, die Qualität und Effektivität dieser Ergebnisse auch festzuhalten, sollten von Anfang an Mechanismen ins Auge gefasst werden, die Erfolg, Ergebnisse und Hindernisse des Projektes festhalten und auswerten können.

8. Was wird an Materialien, Software etc. benötigt?

Ohne die richtigen Werkzeuge kann kein Projekt funktionieren. Daher ist es wichtig, dass das gesamte Team Input gibt, welche Materialien (ob Hardware oder Software) benötigt werden, um effektive Arbeit zu leisten.

 

Mehr Erfolg für Ihre Projekte

 

Soft Facts zum Projektstart klären

Schließlich klären Sie die folgenden Soft Facts:

1. Welche Mitarbeiter arbeiten an dem Projekt?

Egal ob Solo-Projekt, Zweier-Tandem oder Abteilungs-übergreifendes Großvorhaben: Im Voraus muss das Projektteam festgelegt werden. Dabei ist besonders wichtig, Teammitglieder so auszuwählen, dass die gesammelten Skill Sets alle notwendigen Projekttätigkeiten abdecken können.

2. Welche Stakeholder hat das Projekt?

Wer ist vom Projekt betroffen? Dazu gehören interne Stakeholder, wie beispielsweise das Management, IT, Verwaltung und andere Angestellte. Aber auch externe Ziel- und Dialoggruppen sind eine Priorität: Kunden, Partner, Abonnenten, je nach Projekt vielleicht auch Nachbarn, Anwohner, oder gar eine ganze (Teil-)Öffentlichkeit.

3. Wer ist für was verantwortlich?

Zur Arbeitsaufteilung innerhalb des Teams bieten sich Workflow- und Projektmanagement-Tools wie Trello oder Agantty an. Dem gesamten Team müssen die Verantwortlichkeiten klar sein, um Doppelarbeiten und Missverständnisse zu vermeiden und klare Ansprechpartner zu haben. Selbstverständlich sollte der Aufwand dabei fair, gleichberechtigt und den individuellen Fähigkeiten entsprechend verteilt werden.

4. Was wird wann innerhalb des Projekts kommuniziert?

Es wurde in den vorigen Punkten bereits deutlich: Kommunikation ist das Herz des Projektmanagements. Dazu gehört die Frage, welche Informationen innerhalb des Projektteams geteilt werden, aber auch wann welche Stakeholder über bestimmte Inhalte informiert werden.

5. Sind alle notwendigen Kompetenzen vorhanden? Werden Schulungen oder ähnliches gebraucht?

Ähnlich zur Frage nach den notwendigen Materialien und Werkzeugen darf auch das individuelle Training des Teams nicht missachtet werden. Eine Software kann noch so großartig sein – wenn niemand sie bedienen kann, ist es eine unbrauchbare Ressource. Die Abdeckung der nötigen Kompetenzen und damit einhergehend eventuelle Schulungen zu nicht abgedeckten Fertigkeitsfeldern hat daher große Wichtigkeit.

6. Brauchen wir Spezialisten?

Nicht alle Skills können immer innerhalb des Teams abgedeckt werden. Manchmal sind Schulungen zu teuer oder zu zeitaufwändig. In diesen Fällen bietet es sich an, mit Experten außerhalb des Kernteams zusammen zu arbeiten. Diese Experten können aus dem eigenen Unternehmen kommen, oder externe Spezialisten sein. Ganz wichtig: Spezialisten müssen bezahlt werden – der Kostenplan des Projekts sollte dafür eigene Positionen berücksichtigen.

 

Abschließend eine Lessons Learned!

Um nach einem Projekt das Ergebnis und wichtige Erkenntnisse festzuhalten, ist es ratsam eine Lessons Learned abzuhalten. Die trägt dazu bei, den Erfolg des Projektes besser einordnen zu können und wichtige Erfahrungen für zukünftige Projekte festzuhalten.

 

Fazit

Das Tagesgeschäft von Unternehmen transformiert sich zunehmend in Richtung einer projektbasierten Arbeitsweise. Um diese erfolgreich zu managen, bedarf es einer guten Vorbereitung, einer klaren Struktur und gut trainierter Projektmanager. Mit den hier beschriebenen Hard und Soft Facts starten Sie sicher und gut vorbereitet in jedes Projekt.