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Harvard Business Manager beleuchtet Process Mining

Harvard Business Manager beleuchtet Process Mining
September 21, 2018 Franzi

Process Mining ist ein immer wichtigerer Bestandteil im Geschäftsprozessmanagement. Aber warum ist Process Mining eine so hervorragende Ergänzung zum traditionellen Management von Prozessen? Dieser Frage hat sich auch der Havard Business Manager gewidmet, wo auch Dr. Thomas Baier von Lana Labs als langjähriger Process Mining-Experte einen Artikel beigetragen hat. Die Antwort ist am Ende ganz einfach: Weil es durch Process Mining möglich wird Prozesse aufzudecken und zu analysieren, wie sie wirklich im Unternehmen ablaufen. Wir haben euch die wichtigsten Erkenntnisse der verschiedenen Autoren aus dem Artikel einmal kurz zusammengefasst.

Process Mining Harvard Business Manager

Was ist traditionelles Geschäftsprozessmanagement?

Im klassischen Geschäftsprozessmanagement werden zunächst die Prozesse ausgewählt, die für die folgenden Schritte betrachtet werden sollen. Sie werden modelliert und ihre Prozessschwachstellen werden von einem Prozessanalysten oder -manager ergründet. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen werden die Prozesse umstrukturiert oder sogar vollständig neu konzipiert. Auch diese Prozesse müssen dokumentiert bzw. modelliert werden. Mit Hilfe der dokumentierten Abläufe können nun Conformance-Prüfungen durchgeführt oder Entscheidungen, wie etwa die Entscheidung für ein IT-System, getroffen werden. Jeder so erfasste und erstellte Soll-Prozess stellt eine generelle Beschreibung eines bestimmten Ablaufs im Unternehmen dar. So beschrieb Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer den Ablauf von Geschäftsprozessmanagement im Harvard Business Manager im Oktober diesen Jahres.

Doch laufen die Prozesse auch tatsächlich jedes Mal genau so ab?

Wissen was wirklich passiert!

In der Realität kann eine 100%ige Umsetzung des Soll-Prozesses, bei jedem einzelnen Prozessdurchlauf, fast ausschließlich durch eine vollkommene Automatisierung gewährleistet werden, so Scheer. Tatsächlich gibt es häufig Änderungen im Prozessablauf. Beispielsweise ändern sich Zuständigkeiten oder die Abfolge der Aktivitäten.

Interessant sind also die einzelnen Durchläufe des Prozesses, auch Prozessinstanzen genannt, welche jedoch mit klassischem Geschäftsprozessmanagement nicht abgebildet werden können. Mit Process Mining wird eine Begutachtung der Prozesse auf dieser Granularitätsebene jedoch möglich, wodurch Process Mining die ideale Ergänzung zum Geschäftsprozessmanagement bildet.

Soll-Ist-Abgleich Process Mining

Wie macht Process Mining das?

Möglich wird diese fallspezifische Betrachtung durch die Auswertung von Log-Dateien. Mit Hilfe der Log-Dateien können Geschehnisse in den Prozessinstanzen abgebildet und darüber hinaus graphisch dargestellt werden.

Process Mining läuft dabei ungefähr wie folgt ab:

  1. Prozessabläufe werden als Event-Daten im IT-System gespeichert
  2. Extraktion und Transformation der Daten in Log-Dateien
  3. Process Mining-Tools werten bereitgestellte Daten aus
  4. Generieren eines Ist-Modells
  5. Vergleich des bereits erfassten Modells (Soll-Modell) und dem generierten Modell (Ist-Modell)
  6. Ableiten von Handlungsempfehlungen
  7. Anpassung des Soll-Modells

In den Event-Logs werden der Start sowie das Ende einer vom System ausgeführten Funktion erfasst. Allein auf Grund dieser zwei Parameter ist es möglich den gelebten Prozess darzustellen. Weitere Attribute wie beispielsweise der Bearbeiter können ebenfalls in den Logs vorhanden sein und somit für Analysen genutzt werden. Die einzige Limitation für Attribute sind die Log-Dateien selbst. Ist also eine Information in den Log-Dateien vorhanden, so kann sie auch genutzt werden. Die Quelle der Log-Dateien spielt dabei keine Rolle, da die Dateien beliebig transformiert und somit für das Process Mining-System nutzbar gemacht werden können.

Bei einem vorhandenem Soll-Modell sind nun bereits erste Auswertungen möglich: Beispielsweise, wie oft Pfade durchlaufen werden oder aber die Häufigkeit und Dauer von Aktivitäten. Weitere Kennzahlen können dabei frei definiert und genutzt werden.

Falls noch keine Modelle vorhanden sind oder im Vorhinein noch kein Geschäftsprozessmanagement betrieben wurde, können dank Process Mining per Knopfdruck Modelle aus den Daten generiert und für Analysen genutzt werden. Da in jedem Fall ein Modell generiert werden kann, werden auch Vergleiche zwischen dem Modell des Soll-Prozesses und dem des generierten Ist-Prozesses möglich. Somit ist es noch einfacher Abweichungen zwischen diesen beiden Modellen zu erkennen. Beispielsweise kann überprüft werden, ob die Compliance eingehalten wurde oder ob Verzögerungen und Kapazitätsengpässe vorliegen. Es können Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, welche es im Anschluss umzusetzen gilt.

Geht da noch mehr?

Die Antwort auf diese Frage ist ganz klar: Ja!

Beispielsweise kann Process Mining als Grundlage für das Recording, also die Aufnahme von genauen Arbeitsabläufen und -schritten, bei der Robotic Process Automation (RPA) herangezogen werden.

Process Mining steht noch am Anfang seiner Erfolgsgeschichte.
Beispielsweise werden Process Mining und die dazugehörigen Algorithmen so weiterentwickelt, dass es möglich sein wird neue bzw. unbekannte Systeme zu nutzen, indem die relevanten Daten automatisiert identifiziert sowie angepasst werden. Außerdem sieht Dr. Thomas Baier die Möglichkeit, zukünftig automatisiert Muster und Zusammenhänge in den Prozessen zu erkennen und daraus entsprechende Handlungsvorschläge abzuleiten oder sogar automatisiert auszuführen (Smart Process Control). Ermöglicht werden entsprechende Funktionalitäten durch Machine Learning.

Process Mining bietet sich an, das bestehende Geschäftsprozessmanagement zu ergänzen oder um mit dem Managen von Prozessen anzufangen. Hier sind sich die Autoren der Artikel im Harvard Business Manager-Magazin einig.
Log-Dateien verschiedenster Systeme können dabei ebenso flexibel angebunden, wie Kennzahlen definiert werden. Durch die zuvor genannten Vorteile steigt die Nachfrage nach entsprechender Software ebenso wie die Zahl der Anbieter. Sodass sich, laut dem Deloitte-Partner Olly Salzmann, zukünftig ein entsprechendes Referenzmodell etablieren muss, um gewisse Standards sowie eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

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Hier finden Sie den Artikel aus dem Harvard Business Manager.

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